1、项目经理部应指派专人负责工程技术资料、签证资料、来往函件等资料的搜集和整理工作并建立相应台账；应及时将项目经理部签订的材料采购合同及劳务分包合同报公司项目管理部备案；
　　2、项目经理部就施工过程中所启用的项目部公章应书面告知业主、设计单位及监理单位，应建立公章用印登记制度。
　　3、项目经理部成员在开工前或施工过程中应经常研读合同条款；
　　4、业主或监理单位在工程开工时必须给项目经理部下达开工令；
　　5、项目经理部给业主或监理单位发出的各类函件必须有签收，对方除在收发薄上签收外，必须在原件上签收，签收时除有关现场代表签字外能盖章更好；会议纪要等文件应有业主或监理单位签字；
　　6、遇有合同约定的工期顺延情形，项目经理部应及时向监理单位书面报告并明确提出顺延的天数，必须要求对方签收；
　　7、业主或监理单位必须向项目经理部下达设计变更通知单原件，如果没有原件，项目经理部应拒绝进行设计变更施工；
　　8、遇有合同约定的设计变更、材料价格上涨等合同价款调整情形，项目经理部需在14天内及时向业主或监理单位提交变更合同价款的报告，对方必须签收；
　　9、业主或监理单位通知停工时必须下达过停工通知单；
　　10、项目经理部应告知分包方不得擅自以项目经理部的名义签订材料采购或劳务分包合同；
　　11、在施工过程中，业主或监理单位对于合同价款、结算方式、质量标准、违约责任等条款提出更改要求或要求项目经理部做出超出合同约定范围的书面保证、承诺时，项目经理部无权擅自决定，应立即报告公司分管领导及法律合约部，由公司总部按照合同评审程序对合同条款进行变更。
　　12、工程完工后，承包人应及时向业主或监理单位提交完整的竣工验收报告并要求对方在原件上签收；
　　13、工程竣工后，承包人应及时在合同约定的期限内向业主或监理单位提交竣工结算报告并要求对方在原件上签收；
　　14、若业主或监理单位拒绝签收项目经理部提交的函件或资料，项目经理部应立即报告公司分管领导及法律合约部。对于页数较少的函件，可以采取邮政特快专递的方式送达给对方，发出特快专递时应在封面写明函件主题内容及函件编号，并在发出特快专递后四个月内向邮局营业窗口查询对方是否已经收到并获得查询结果回单；对于页数较多的资料（例如竣工结算报告），应采取公证送达的方式由公证处送达，公证送达时应注意送达至对方的法定办公地点（即营业执照上的注册地址）或者对方的常用办公地点；
　　15、工程竣工且结算完毕后，项目经理部应及时将全套资料报送公司总部存档，不得将资料交由个人保管。